Во многих компаниях сотрудники работают под учетными записями с полным доступом. Кажется, что так проще. Пока кто-нибудь случайно не удалит документ, не изменит цены или не исправит отчет. Потом начинается поиск виноватого, хотя проблему можно было решить заранее.

Что такое права доступа

Права доступа определяют, что сотрудник может делать в программе. Кассир оформляет продажи, товаровед работает со складом, бухгалтер занимается финансами, руководитель смотрит отчеты. Каждый видит только те разделы, которые нужны ему для работы. Остальное остается закрытым.

Почему без этого возникают проблемы

Представьте, что кассир случайно открыл раздел с документами и удалил накладную. Или новый сотрудник изменил номенклатуру, потому что нажал не туда. Такое случается гораздо чаще, чем кажется. Когда доступы настроены правильно, подобных ситуаций становится значительно меньше. Сотрудник просто не сможет изменить то, с чем ему не нужно работать.

Есть и другая сторона вопроса. Если любой пользователь может открыть финансовые отчеты или посмотреть информацию по всем магазинам, это уже вопрос безопасности. Не каждому сотруднику нужен такой доступ. Кроме того, новым сотрудникам намного легче освоиться, когда перед ними не десятки разделов, а только те инструменты, которыми они пользуются каждый день.

Как лучше настраивать права

Самый удобный вариант — создавать роли.

Например, отдельные права для

• кассира,
• товароведа,
• бухгалтера 
• руководителя.

Когда в компанию приходит новый сотрудник, ему достаточно назначить нужную роль. Не придется каждый раз вручную выбирать, что можно открыть, а что нельзя. Не стоит сразу выдавать максимальные права. Если человеку понадобится дополнительный доступ, его всегда можно добавить. Исправлять последствия случайно удаленных документов обычно намного сложнее.

Если у вас несколько магазинов или филиалов, настройте доступ так, чтобы сотрудники видели только свою торговую точку. Работнику магазина на Абая совсем не обязательно иметь доступ к отчетам филиала на Сейфуллина. И обязательно включите журнал действий пользователей и резервное копирование. Если что-то все же произойдет, вы быстро поймете, кто внес изменения, и сможете восстановить данные.

В итоге

Настройка прав доступа занимает совсем немного времени, зато избавляет от множества проблем в будущем. Меньше случайных ошибок — надежнее защита данных.

Если вы используете POSCENTER ONE, все эти настройки мы выполним сами. Вам не придется разбираться в ролях, ограничениях и правах доступа — система будет настроена под задачи вашей компании с самого начала.