Как навести порядок в учёте за 7 дней: пошаговый план для магазинов

Если у вас постоянно не сходятся остатки и отчёты вызывают больше вопросов, чем дают ответов — значит, в учёте хаос. В этой статье даём конкретный план, как за 7 дней выстроить понятную систему, на которую можно опереться.

Если у вас постоянно не сходятся остатки, продавцы путаются в накладных, а отчёты вызывают больше вопросов, чем дают ответов — значит, в учёте хаос. В этой статье даём конкретный план, как за 7 дней выстроить понятную систему, на которую можно опереться

День 1. Диагностика

Цель: понять, как и какими инструментами ведётся отчёт. И ведётся ли вообще. Проверьте:
• Как ведётся учёт (бумага, Excel, программа)?
• Есть ли регламент: кто за что отвечает?
• Сколько расхождений за последний месяц?

День 2. Доступы

Цель: понять, кто что знает. И знает ли хоть что-то. Не все должны видеть и менять всё подряд. Разграничьте доступы для разных сотрудников. Продавцы и кассиры работают только с продажами, администраторы — с учетом кадров, приемкой и списанием товара (если нет завсклада), собственнику всё доступно для просмотра и редактированию и т.д.
Читать также: Права доступа в системе учёта

День 3. Инвентаризация

Цель: понять, что есть и чего нет, обнулив, таким образом бардак и выявив актуальные остатки. Проведите частичную или полную инвентаризацию. Лучше использовать ТСД (терминал сбора данных), но, если его нет, проведите ревизию хотя бы вручную.
Читать также: 5 лайфхаков для быстрой ревизии

День 4. Стандартизация документов

Все документы должны выглядеть одинаково и оформляться по инструкции. Главное, что нужно фиксировать:

- дата
- ответственное лицо
- сумма
- количество
- наименования.
Если у вас стоит система учёта — Вам ничего делать не надо будет. Все шаблоны уже есть внутри программы.

День 5. Автоматизация

Если Вы ведёте учёт в Excel — вы теряете деньги. Внедрите программу, которая:
• обновляет данные автоматически
• формирует отчёты за 1 минуту
• исключает «человеческий фактор» Лучше — система на базе 1С, адаптированная под ваш бизнес. У нас есть 3 решения: Poscenter ONE, Poscenter RETAIL, Poscenter PRO.

День 6. Инструктаж

Проведите внутренний мини-тренинг:
• Как учитывать продажу
• Как оформлять возврат
• Как не запороть документ
Сделайте простую инструкцию с примерами — без них сотрудники точно всё испортят. Если Вы внедряете автоматизацию с компанией Poscenter — обучением сотрудников займутся наши специалисты.

День 7. Контроль и отчётность

Выдайте указания своим сотрудникам: кто, какой отчет сдает и с какой периодичностью. Мы рекомендуем сдавать:
• Отчёт кассовой смены — каждый день
• Отчёт по остаткам — каждую неделю
• Отчёт по прибыли и убыточным позициям — каждый месяц
Если автоматизируете — система будет отправлять отчёты вам в Telegram. Порядок в учёте — это удобство и безопасность бизнеса. Даже самый честный продавец не спасёт, если система — дырявая.

Если хотите навести порядок быстро — мы поможем.

Автоматизация без абонплаты

Программа автоматизации под ваш формат торговли

Напишите нам — и мы покажем, как улучшить ваш бизнес за 3 дня.

Вернуться к списку

Другие записи

Топ-5 ошибок в автоматизации магазина, которые стоят владельцам денег

Автоматизация торговли в Казахстане перестала быть роскошью. Онлайн-кассы, учёт товаров, интеграция с эквайрингом и маркетплейсами — всё это помогает ускорять продажи и снижать потери. На практике владельцы магазинов часто совершают ошибки, из-за которых автоматизация превращается в источник убытков. В этой статье разберём 5 самых частых ошибок, которые могут стоить бизнесу сотен тысяч тенге.

Подробнее

7 шагов, как выбрать программу учёта в Казахстане. 6 шаг — очень важный.

Без системы учёта бизнес превратится в хаос, поэтому система учёта — это не «дополнительная опция», а фундамент работы торговой точки. В этой статье разберём, на что обратить внимание при выборе программы для магазина в Казахстане.

Подробнее

Как открыть интернет-магазин в Казахстане в 2025 году: инвестиции, рентабельность и окупаемость

Онлайн-торговля в Казахстане растёт быстрыми темпами: всё больше покупателей заказывают товары через интернет. Для предпринимателей это шанс начать e-commerce бизнес без затрат на аренду магазинов. Но даже интернет-магазину нужны инвестиции, и прежде чем запускать проект, важно понимать, какие расходы ждут на старте и когда он окупится.

Подробнее