7 шагов, как выбрать программу учёта в Казахстане. 6 шаг — очень важный.

Шаг 1: Проверить законодательные требования

Система должна корректно работать с онлайн-кассами и фискализировать продажи в соответствии с законодательством.

Шаг 2: Определить масштаб и род бизнеса

• Небольшой магазин

Достаточно решения с базовым набором модулей. Главное, что должна учитывать программа — продажи, остатки, печатать чеки и создавать отчет кассовой смены.

• Сеть из нескольких торговых точек

Уже нужны более широкие возможности: синхронизация данных между магазинами, централизованный контроль, отчёты по каждому объекту. Иногда в этот список добавляется калькуляция (если есть производство), составление маршрутных листов, учёт перемещений и пр. 

• Аптека или специализированный магазин

Важно наличие отраслевых функций: маркировка, учёт серий и сроков годности, интеграция с поставщиками. Чем больше бизнес, тем сложнее процессы — и тем надёжнее должна быть система.

Шаг 3: Определите сферу, к которой относится магазин

Есть 2 основные сферы — продовольственная розница и непродовольственная. К продовольственной рознице относятся все магазины, реализующие продукты питания (минимаркеты, супермаркеты, магазины у дома и пр.). К непродовольственной — всё остальное: магазины одежды, бытовой химии, косметики, аксессуаров и пр. Ключевые показатели, которые должны быть учтены в продовольственной рознице — вес и  сроки годности, в непродовольственной — цвета и размеры. Для специализированных магазинов могут потребоваться узкие функции, которые обычно дорабатываются отдельно.

Шаг 4: Изучите, насколько просто будет работать сотрудникам

Автоматизация не должна превращаться в экзамен по IT, но и быть совсем простой программа не может. Система учёта должна быть понятна кассиру, администратору и бухгалтеру. Всегда при выборе стоит уточнить: входит ли обучение в пакет автоматизации.

Лайфхак: перед выбором ПО дайте сотруднику протестировать интерфейс. Если он справляется без инструкции — это хороший знак.

Шаг 5: Разберитесь, может ли система масштабироваться

Магазин растёт — система должна расти вместе с ним. Сегодня вам достаточно одной кассы, а завтра понадобится складской модуль, CRM или интеграция с интернет-магазином. Хорошее решение позволяет подключать новые функции без полной смены программы.

Шаг 6: И, наконец, уточните, есть ли техническая поддержка

Даже самое надёжное ПО иногда даёт сбои. Важно, чтобы за системой стояла команда, готовая помочь:

• настроить оборудование;

• обновить программу;

• ответить на вопросы персонала;

• обучить новых сотрудников.

По сути, техподдержка — это ваш удалённый IT-отдел. Экономия очевидна: не нужно держать дорогого специалиста в штате.

Шаг 7: Выберите лучшую цену и условия использования

На рынке есть два подхода:

• Аренда по подписке. Кажется дешёвым решением, но ежемесячные платежи копятся, и всегда есть риск кратного повышения цены.

• Собственная лицензия. Оплата один раз, без абонентской платы. Дальше — только сопровождение и обновления.

Для многих казахстанских предпринимателей второй вариант оказывается выгоднее в долгосрочной перспективе.

Вывод

От надёжности и удобства системы учёта зависит скорость обслуживания клиентов и точность учёта и прибыль. При выборе обратите внимание на три ключевых критерия: законодательные требования, масштаб бизнеса и поддержку со стороны поставщика. Правильное решение избавит вас от хаоса и позволит сосредоточиться на главном — развитии магазина и росте продаж. Если хотите понять, какая система подойдёт именно вашему бизнесу — напишите нам. Менеджеры проведут бесплатную консультацию и подберут оптимальное решение для вашего бизнеса.