Как вести учет товаров в магазине: фишки успешного внедрения

Оценить прибыльность магазина, правильно рассчитать наценку, вовремя обнаружить воровство или недостачу, можно располагая достоверной информацией в нужном объеме. Получить информацию помогает учет товарных движений и контроль денежных средств.

1. Почему важно правильно организовать учёт товаров в магазине
2. С чего начинать вести учет товаров
3. Методы учета товаров в магазине
4. Схемы учета товаров
5. Контроль за списанием товаров
6. Товарный учет в магазинах с Упрощенной системой налогообложения (УСН)

1. Почему важно правильно организовать учёт товаров в магазине

Цели товарного учета:

• проконтролировать сохранность товаров (исключить хищения персоналом, воровство покупателями, халатность в хранении) от момента прихода на склад до продажи или возврата поставщику (списания);
• составить достоверную картину эффективности использования товарных запасов, величины прибыли, объема выручки (от перечисленных показателей зависит сколько прибыли получит магазин, насколько его ассортимент востребован покупателями, как быстро пополняются запасы);
• выявить основные расходы, ассортимент, приносящий максимальную прибыль и доходы, пути оптимизации работы.

Задачи, решаемые внедрением товарного учета:

• проверка своевременности, корректности отображения товарных движений (поступления, возвраты, реализация, перемещение со склада в торговый зал);
• контроль качества, сроков внутреннего и внешнего документооборота (каждая поставка сопровождается товарной накладной, продажа — чеком, возврат — актом. Перечисленные документы обязательны, утверждены НК РК);
• корректное отображение перемещений позиций в учетных программах, книгах (на каждую единицу товара в отчетности должна быть своеобразная история: когда, от кого поступила, реализована или возвращена поставщику);
• отслеживание объемов товарных запасов, своевременное списание брака, оформление возвратов, списания, утилизация некачественных или некондиционных товаров. Бесперебойную работу магазина и постоянную прибыль обеспечивают товарные запасы. Их объем должен быть достаточным для работы продавцов. Магазин не должен стоять с пустыми полками. Брак, не кондиция, занимают место на складе, лишая магазин доли прибыли;
• проведение ревизий и инвентаризаций в положенные сроки. Минфином утверждена частота инвентаризаций торговых точек, порядок их проведения;
• расчет наценки, контроль ценообразования. На некоторые товарные группы существует максимальная наценка, установленная государством. С этим сталкиваются аптеки, магазины, торгующие товарами для детей и т. д. Грамотное ценообразование, помогает придерживаться требований закона, получить прибыль;

Решить перечисленные задачи помогает использование основных принципов товарного контроля, выбор методики учета, грамотное построение рабочих схем.

2. С чего начинать вести учет товаров 

• Распределить материальную ответственность.

Один из способов минимизировать потери, связанные с воровством, неправильным хранением и халатным отношением к должностным обязанностям. Руководитель выпускает приказ, определяющий коллективную или индивидуальную материальную ответственность; назначает лиц, отвечающих за сохранность ассортимента торгового зала и склада. Персонал магазина подписывает договор индивидуальной или бригадной материальной ответственности, с этого начинается учет.

• Ввести непрерывный контроль движения товара с помощью общепринятых форм отчетности.

Контроль товарооборота помогает подобрать оптимальный ассортимент, исключить позиции, приносящие мало прибыли, долго залеживающиеся на складе. Общепринятые формы отчетности: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, приходно-расходные ордеры. Для контроля оборота денег используют контрольно-кассовую технику, зарегистрированную в НК.

• Начать вести учет в денежном и натуральном измерениях.

Контроль товарооборота должен вестись одновременно в единицах (килограммах, штуках, тоннах и т. п.) и деньгах, причем учитывают себестоимость, продажную цену, наценку в процентном и абсолютных значениях.

• Проверить в какой момент фиксируется выручка.

Выручку необходимо фиксировать не на момент поступления денег, а на момент отпуска покупателю по первичным документам. Пример: продано в кредит товаров на 100 000 тенге 1 июня, этой датой пробит чек, выписана копия чека. Деньги поступили 1 июля. В отчетности дата реализации — 1 июня, продажа идет в июньскую отчетность. Это необходимо знать для подачи сведений в налоговую.

Читайте также: Ночная инвентаризация: почему она эффективнее?

3. Методы учета товара для магазина

Основных методов учета товаров в магазине два: суммовой и количественно-суммовой. При суммовом способе все товарные движения фиксируются в денежном выражении (используют цену продажи), без отображения количеств в бухгалтерских проводках, при этом склад ведет отчетность в количественных показателях. Вести документацию можно от руки, без использования программ.

Из достоинств: просто сводить баланс, вести первичную документацию. Недостатки: сложно вовремя выявить недостачу, пересортицу, сделать анализ динамики продаж группы товаров, нужна ежемесячная инвентаризация для подсчета размера налога при УСН (доходы минус расходы).

Пошаговая инструкция учета суммовым способом:

1. Поступивший товар записывают в складской журнал: каждая позиция в количественном выражении. Одновременно сотрудник, отвечающий за прием товара, записывает сумму поступлений по ценам реализации. Пример: поступило 6 бубликов по 5 тенге, продающиеся с наценкой 15%. В журнале поступлений на склад пишут 6 бубликов, фиксируется сумма 34,5 тенге;
2. Перемещение товара со склада в торговый зал записывают в складском журнале и учетной ведомости торгового зала в количественном выражении. Пример: торговый зал создает заявку на склад на 10 банок консервированной кукурузы, склад отписывает их залу, снимает с учета. Торговый зал ставит на приход. Теперь за этот товар несут ответственность продавцы, если он пропадет — покрывать убытки будут они;
3. Реализацию записывают в журнале продаж в количественном выражении, она фиксируется по чеку в деньгах;
4. Товарные остатки подсчитывают по первичным документам поступления: сумма поступлений по ценам реализации — выручка за этот же отрезок времени + предыдущий товарный остаток = текущий остаток. При ежемесячной инвентаризации сумма остатков на конец предыдущего месяца считается исходной для следующего.

Еще один вариант ведения суммового учета — по входным ценам. В этом случае отдельно записывают сумму поступлений, объем выручки, сумму наценки. Необходимо также вести «Реестр розничных цен» с указанием размера наценки каждой позиции. Например, поступило сигарет «В» на 100 тысяч тенге, продано на 142 тысячи, наценка 42 тысячи. Данные записывают в реестр.

Количественно-суммовой метод подразумевает одновременный учет в денежных единицах и количественных, единую учетную систему для склада и бухгалтерии.

Смысл количественно-суммового учета в том, что отдельно фиксируют цену покупки, количества по каждому наименованию, стоимость реализации, размер наценки. При передаче позиции со склада в зал, делают внутренние документы, фиксирующие дату, количество, стоимость по входной цене. Реализацию считают по продажной стоимости, фиксируя количества.

Пример: 10 сентября поступило на склад 40 банок краски по 100 тенге, 25 сентября их передали в торговый зал, выписав документ перемещение товаров. До 1 ноября в розницу продали 10 банок по 140 тенге с наценкой 40%. Реализация подтверждена чеками. В учетных и бухгалтерских документах отображена цена поступления, количества, даты перемещения, продажи, наценка. На каждое движение товара от поступления до продажи есть подтверждающий документ.

Вручную контролировать товарооборот этим способ не получится, нужна программа. Оптимизировать количественно-суммовой учет помогает адресное хранение, использование внутренней маркировки, наклеивание ярлыков со штрих-кодом.

Воплотить выбранный способ в жизнь поможет схема учета товаров.

4. Схемы учета товаров

Выбор схемы товарного учета зависит от системы налогообложения, метода учета, пожеланий руководителя, бухгалтера магазина. Типовая схема включает основные этапы:

1. Фиксирование прихода товара: выполняет материально-ответственное лицо, оценивающее приход по качеству и количеству, проверяющее наличие, корректность заполнения сопроводительных документов. На этой стадии выявляют некачественный или некондиционный товар, пересортицу, недопоставку, составляют акты на возврат и прочее. Как только товар принят, наступает второй этап.
2. Распределение на хранение с заполнением соответствующих форм. Принятые товары сначала ставят на баланс склада, отмечая в учетных документах.
3. Перемещение со склада в торговый зал. Его сопровождают накладными или расходными ордерами.
4. Реализация покупателям.

Каждый из этапов сопровождается документами, проводками в учетной программе.

5. Списание испорченных товаров

Один из моментов товарного учета, подлежащий пристальному контролю владельца магазина, — списание испорченных товаров. Под эту статью нечестный сотрудник может подвести и пригодные для реализации товары, занимаясь воровством. Размеры хищений зависят от аппетитов тех, кто ими занимается.

Читайте также: Как увеличить проходимость магазина

Списание проводят по результатам инвентаризации, фиксируют в двух общепринятых документах: З-6 «Акт о списании товаров». З-6 заполняют на товары с истекшим сроком реализации или в упаковках, с не проставленным сроком.

Формируется комиссия, включающая: материально-ответственное лицо, начальника подразделения, представителя бухгалтерии (иной вариант состава: владелец или директор магазина, товаровед или начальник склада, продавец). Нужны 3 экземпляра: один для бухгалтерии, один для подразделения, в котором прошло списание; один — виновному в порче или материально-ответственному. Акт заверяет руководитель организации.

Обратите внимание: в обеих формах необходимо подробно указать причину списания, виновного в порче товара. Расходы, связанные с экспертизой списываемых товаров, их себестоимостью, по налоговому кодексу попадают в статью основных расходов торговой точки.

6. Товарный учет в магазинах, использующих упрощенку

Останавливаться на организации учета при упрощенной системе налогообложения 3% с доходов останавливаться не будем: основания для налогообложения — поступление денег от покупателей, фиксирующиеся ккмс фискальным терминалом. Остановимся подробно на схеме «доходы-расходы».

Запомните главное: любые расходы магазина, идущие в зачет налогового периода, должны быть подтверждены документально общепринятыми формами, полностью оплачены.  Сложность корректной выплаты налогов в том, что при частичной реализации товаров в разных налоговых периодах необходим скрупулезный товарный учет каждой позиции. Расходы на ее закупку считают не в общем, а по количествам, проданным за отчетное время.

Пример: если куплено в 1 полугодии 40 единиц товара с полной оплатой, а реализовано 23, то за 1 полугодие в расходную часть пойдет сумма на закупку 23 единиц. Остальное учитывается тогда, когда будет продано. Усилия окупаются снижением налоговых перечислений.