
Автоматизация учета торговли нужна, когда:
1. у вас широкий ассортимент товаров,
2. для ведения учета вручную требуются значительные временные затраты,
3. учет вручную неточен и периодически приводит к финансовым потерям.
Другими словами, когда автоматизировать учет эффективнее, удобнее и быстрее, нежели вести его на бумаге.
Читайте также: Открытие продуктового магазина: пошаговая инструкция
Автоматизация учета в розничной торговле осуществляется с помощью программно-аппаратного комплекса: компьютер, чековый принтер, сканер штрих-кода и программное обеспечение к нему, объединенные в единую систему с обменом данными.
Кроме этого, в состав оборудования для кассы могут входить весы, в том числе с печатью этикеток, ридеры для чтения магнитных карт, принтеры этикеток и т.п.
Какие задачи решает автоматизация учета в торговле
4. Ведёт учет движения товаров, контролирует остатки товара, что исключает хищения со стороны персонала, недостачи, убытки;
5. Позволяет рассчитывать оборачиваемость товара – показывает количество проданного товара, востребованность той или иной продукции;
6. Помогает контролировать взаимозачеты с поставщиками;
7. Позволяет контролировать деятельность сотрудников магазина, анализируя статистику продаж, фиксируя все произведённые работниками операции;
8. Показывает финансовый результат торговой деятельности, рентабельность работы предприятия.
Помимо компьютера, в состав оборудования для автоматизации учета в торговле входят фискальный регистратор/чековый принтер и сканер штрих-кода.
Сканер штрих-кода – аппарат для считывания штрих-кода товара и передачи полученной информации в компьютер. Наиболее популярные модели CIPHERLAB, Honeywell (Metrologic), Datalogic, ZEBRA.
По типу излучения сканеры бывают светодиодные (CIPHERLAB) и лазерные (Honeywell (Metrologic), Datalogic, Symbol). И те, и другие как однолучевые предназначены для считывания линейных одномерных штрих-кодов (1D кодов).
Отличия между ними – в принципе работы: лазерный считывает отражение своего луча от штрих-кода, а светодиодный – «фотографирует» сам штрих-код.
Лазерные сканеры удобнее использовать при ярком освещении и при считывании с бликующих поверхностей. Лазерный сканер может считывать штрих-код с расстояния от нескольких сантиметров до полуметра.
Светодиодные сканеры подороже лазерных, дальность считывания у них поменьше, но они лучше справляются со считыванием плохо напечатанных штрих-кодов, поэтому их часто используют в жёстких условиях эксплуатации.
По типу сканирования сканеры подразделяются на:
однолучевые – когда лазерный или светодиодный луч направляется перпендикулярно полоскам штрих-кода – обычно применяют для прицельного считывания линейных 1-D кодов с поверхностей, где размещено несколько штрих-кодов;
многолучевые – выпускаются только лазерные; в таких сканерах лучей много и все они направлены в разные стороны, что создаёт некую «сетку», отчего считывать штрих-коды получается быстрее и удобнее. Многолучевые сканеры используются в местах с большим потоком покупателей – крупных сетях, гипермаркетах и т.п.
фотосканеры – быстро и правильно считывают весь штрих-код даже с повреждённой поверхности, не зависимо от положения штрих-кода на товаре; применяются для считывания двухмерных 2-D кодов.
Кроме этого сканеры делятся:
1. на контактные (считывают с близкого расстояния) и на сканеры дальнего считывания;
2. ручные, стационарные и встраиваемые в рабочее место кассира;
3. проводные и беспроводные,
4. обычные и предназначенные для работы в жёстких условиях (обычно снабжены защитой экрана от царапин и пыли и т.п.).
Чековый принтер также предназначен для распечатывания чеков. Отличается от фискального регистратора отсутствием блока фискальной памяти.
По типу печатного устройства фискальные регистраторы и чековые принтеры делятся на матричные и с термопечатью. В большинстве случаев используют термопринтеры, потому что скорость печати у них выше, а сам термопринтер работает практически без шума. Однако расходные материалы для матричных принтеров значительно дешевле материалов для термопринтера, и документ, распечатанный на матричном принтере, дольше хранится.
В качестве программного обеспечения для кассового оборудования применяются учетные программы, которые позволяют выписывать документы, с помощью интегрированного приложения для розницы печатать кассовые чеки, вести складской учёт, фиксировать продажи, закупки, проводить инвентаризацию, регулировать ценообразование и т.д.
Рассмотрим возможности и преимущества внедрения программы автоматизации учета в магазине на примере программных продуктов Poscenter:Минимаркет, 1С:Розница, 1С:Управление торговлей.
Данные программы обеспечивают:
1. автоматизацию рабочего места кассира.
2. учет движения товаров (покупки – оформление заказов, документация для поставщиков, фиксация поступлений товаров, управление закупками и др.; продажи – регистрация заказов, выписка документов, оформление реализации/отгрузок, возвратов от покупателей и др.);
3. проведение инвентаризации (составляет отчет о количестве имеющегося товара, об остатках товара), оприходование излишков и списание убытков;
4. контроль за товарооборотом (рассчитывает рекомендуемые к закупке объёмы для каждого товара в отдельности, в зависимости от его востребованности);
5. системность работы с контрагентами (контроль за взаиморасчетами, за выпиской нужной документации, за поступлением/отгрузкой товара и др.);
6. учет алкоголя через Wipon (Проверка алкогольной продукции/составление акта о расхождении и др.);
7. полный анализ работы предприятия, отражение финансового результата его торговой деятельности.
Автоматизация учета в розничной торговле повышает эффективность работы магазина. Перечислим основные результаты внедрения программ автоматизации учета в рознице:
· Сокращение времени на обработку покупки и пробитие чека, и, в следствие этого, повышение качества работы с покупателями.
· Ликвидация неправильного пробития чеков/хищений/растрат.
· Своевременные и безошибочные взаиморасчеты с контрагентами.
· Повышение эффективности управления магазином.
· Анализ торговой деятельности магазина в реальном времени.
· Возможность контролировать процесс продаж из любого места и с любого электронного устройства (планшета, ноутбука, компьютера и т.п.).
· Сокращение штатных единиц в одной должности или должностей, например, количества продавцов/кассиров в одном отделе, во всём магазине.
Автоматизация учёта в розничной торговле – это современный, удобный и относительно недорогой (если пользоваться им по подписке, оплачивая ежемесячную «аренду» сервиса) способ оптимизировать работу магазина и в короткий срок сделать его рентабельным торговым предприятием.