Как выбрать программу для учета товаров в магазине

Что такое учет товаров в розничной торговле

Учёт в розничной торговле – это учёт движения (поступления, хранения, продаж) товаров в магазине.

Цели учета товаров в магазине:

1.       контролировать сохранность товара

2.       контролировать реализацию товара

3.       иметь точные данные об остатках, об оборачиваемости того или иного товара

4.       иметь точные данные о финансовом результате торговой деятельности магазина

Учёт товаров также включает в себя управление резервами товаров на прилавках и на складе магазина, проверку правильности оформления сопровождающих товар документов, деятельности персонала магазина, правильности проведения инвентаризации, списания/оприходования убытков и излишков, контроль за ценообразованием и т.д.

Если какие-либо аспекты учёта не реализуются в достаточной мере или совсем не реализуются, в организации будут процветать хищения, беспорядок и перерасход средств, а итоги финансовой деятельности организации будут плачевны.

Ведение учета товаров в розничной торговле

Условно его можно разделить на учет поступления товаров, учет продаж и учет хранения товаров. Когда товары поступают в магазин, материально ответственное лицо приходует их на основе сопровождающих документов. Это накладные З-2, акт выполненных работ Р-1, товарный отчет и др. При этом проверяется правильность их заполнения и соответствие фактического наличия товара документальным данным на момент поступления ТМЦ, а также качество товара и безопасность его для здоровья покупателей: проверяются срок годности, целостность упаковки. комплектность, сравниваются вес, цвет, консистенция и прочие физические характеристики товара по описанию в накладной с полученными в действительности.

В случае расхождения фактических и документальных данных в необходимом количестве экземпляров составляется Акт о расхождении, где указываются все обнаруженные несоответствия.

После приемки документы, заверенные подписью принимающего лица и печатью организации, сдаются в бухгалтерию для принятия груза на учёт.

После приемки товар отправляется на хранение: на склад магазина и в торговые залы.

Технологически этот процесс делится на:

1.      приемка товаров на хранение;

2.     размещение товаров;

3.     обеспечение оптимального режима хранения;

4.     контроль и уход за хранящимся товаром;

5.     отправка товаров на продажу, пополнение резерва товаров.

Хранение товара должно быть организовано согласно всем нормам и правилам, которые касаются данного товара. Должны быть оптимальны:

6.       способ укладки товара

7.       температурный режим

8.       состояние влажности воздуха

9.       товарное соседство (чтобы избежать влияния одного товара на другой – смешения или передачи запахов, влаги и т.п., например, парфюмерию или химию с резким запахом с кондитерскими изделиями, сахаром, мукой, тканями и другими хорошо впитывающими запах товарами)

Товарные потери, которые периодически появляются при хранении - бой, лом, усушка, порча и т.д. - списываются согласно нормам естественной убыли - в случае, если потери не вызваны неправильным хранением и отсутствием контроля за товаром.

Учет продаж в розничном магазине осуществляется через пробитие чека покупателю за купленный товар. Кроме этого, результат продаж за день по каждому кассиру отражается в книге кассира-операциониста, куда заносится после снятия промежуточного (Х-) и конечного Z-отчетов.

Недостатки учета товаров в магазине, производимого вручную

Главная причина всех ошибок при учёте товара в магазине - человеческий фактор. Несогласованность действий персонала между собой из-за отсутствия или несвоевременного получения информации по товару, ошибки при пробитии чека, при оприходовании товара и заполнении документов, кражи, большие временные затраты на обслуживание покупателей, недостаток товара на полках в следствие ненадлежащего контроля за его резервами на складе и т. д. - это те проблемы, которые становятся серьезным препятствием на пути развития магазина и получения им прибыли.

Примечание

Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Poscenter:Минимаркет", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную систему лояльности. Подробнее о программе >>

Автоматизировав учёт товара в магазине, предприниматель сможет устранить эти проблемы, так как именно автоматизация учета дает возможность контролировать движение товаров и процесс продаж в реальном времени.

Автоматизация учета в магазине

Преимущества автоматизации учета товаров:

1.      помогает вести учет движения товаров;

2.      фиксирует процесс продажи товара в кассовой зоне;

3.      контролирует остатки товара;

4.      помогает проводить инвентаризацию;

5.      позволяет рассчитать оборачиваемость товара - на основе анализа продаж показывает востребованность той или иной продукции;

6.      помогает контролировать взаимозачеты с поставщиками;

7.      позволяет контролировать деятельность сотрудников магазина, фиксируя все произведённые ими операции;

8.      показывает финансовый результат торговой деятельности, рентабельность работы предприятия

Программы для учета товара/продаж в торговой точке

На сегодняшний день программ, способных облегчить бизнесмену ведение дел предостаточно. Покупать ли дорогой «коробочный» продукт - с лицензией, расширенным функционалом, чтобы установить его на отдельно выделенном компьютере и обеспечить собственную тех.поддержку - или воспользоваться услугами «облачного» сервиса - взять программное обеспечение в аренду, не тратя средств на техническое обеспечение и персонал - выбор зависит от масштабности бизнеса и целей, которые предприниматель преследует.

Программа для автоматизированного учёта товара в магазине должна:

1.     отвечать задачам предприятия, которое программу приобретает

2.   стоить сообразно функционалу, который она предоставляет

3.   не требовать много времени на установку и обучение персонала

4.   быть простой в использовании

5.   обладать понятным и логичным интерфейсом

Читайте также: Автоматизация учета в розничной торговле. Оборудование и программное обеспечение

Автоматизированная система учета позволяет:

1.   создавать каталог товаров любого объема, который можно разделить на группы

2.   отслеживать движение товара в реальном времени

3.   управлять торговыми запасами, контролировать остатки товаров

4.   автоматизировать весь процесс управления финансами

Программа «Poscenter: Минимаркет» - это программа для автоматизации учета продаж в магазине:

1.       Быстро и легко устанавливается. Для её внедрения не требуется специализированного дорогого оборудования, достаточно обычного ноутбука (нетбука) или персонального компьютера, фискального регистратора или чекового принтера, самых распространенных марок от 18 тысяч тенге) и любого сканера штрих-кода с USB-портом (от 10 тысяч тенге).

2.       Регистрирует все операции, произведённые на кассе – продажи, возвраты товара покупателям, внесение/выдачу средств из денежного ящика кассы и др., распечатывает ценники и этикетки, чеки, позволяет вносить в чеки изменения, по предварительному разрешению указывать вручную скидку на товар в процентах или рублях, использовать дисконтные карты.

3.       Может подключать к системе все кассы магазина: одно рабочее место оформляется как основное, на нём будет храниться вся история продаж всех касс магазина, а все другие кассы регистрируются как дополнительные.

4.       Подойдёт и для одного небольшого магазина, и для розничной сети. Количество подключенных к системе торговых точек в рамках одной организации не ограничено. Простота установки позволяет автоматизировать сеть магазинов за 1 день

5.       Даёт возможность отслеживать работу своей торговой точки удалённо – онлайн, из любой точки мира и с любого электронного носителя (компьютера, планшета, ноутбука).

6.       Обеспечивает безопасность данных и контроль за действиями работников, предоставляет возможность открывать/закрывать им доступ к определённым операциям и данным.

Ознакомьтесь с презентацией программы:

Читайте также: Торговая наценка в розничной торговле. Формула расчета